Schedulazione semplice delle riunioni
Quando arriva la fine della scuola (o altre occasioni dell’anno) è tutta una corsa per programmare la festa della fine delle lezioni. A cui segue il classico:
“Ci vediamo venerdì”
“Venerdì non posso, facciamo martedì”
“Questo fine settimana siamo via, rimandiamo di qualche giorno”
…. (altri 100 messaggi)
Quando si è un gruppo si scopre quanto è difficile trovare la data giusta per un’uscita insieme. Bastano 4 persone, figurarsi quando sono 20. Le chat di WhatsApp si riempiono di messaggi, il telefono squilla in continuazione, sembra impossibile trovare una soluzione.
È esattamente quello che è successo di recente ad un amico. La soluzione ? La cosa importante è offire un numero di alternative tra le quali scegliere. E -incredibilmente- ci sono strumenti online che possono aiutare in questo.
Tra le varie soluzioni segnalo Doodle, si tratta di un’applicazione online che è stata pensata per la programmazione di incontri aperta a più partecipanti, quindi molto adatta per il problema di cui sopra, anche se non si tratta di impegni di lavoro.
Detto in maniera estremamente semplice, il funzionamento è questo:
si imposta un evento, per il quale si definiscono alcune date alternative;
si definisce la modalità di risposta (più risposte, una sola alternativa, voto segreto, ecc);
si ottiene un link da comunicare ai partecipanti o si indicano i loro indirizzi email;
ogni partecipante può collegarsi e indicare la propria preferenza;
si valutano i risultati e si chiude il sondaggio, eventualmente mandando i risultati a tutti i partecipanti.
Certo, non è detto che la cosa abbia successo, ma risulta di grande aiuto.
Sono presenti anche altre opzioni, ma il funzionamento di base è quello indicato nei passaggi precedenti.
Doodle è un servizio a pagamento, ma che dispone anche di una modalità gratuita che prevede solo la registrazione per potere essere usata. Naturalmente non offre tutte le possibilità della versione premium, ma è sufficiente per molte esigenze. In compenso visualizza molte pubblicità.
Per chi se ne dovesse innamorare, è disponibile anche l’app per Android e iOS.