Mikis' Bookmarks

Recentemente un amico ha iniziato un nuovo lavoro e presto si è reso conto che deve gestire molte attività contemporanemente, portando avanti più progetti nello stesso tempo.
Per evitare di perdere il filo di ogni discorso (lo stato di avanzamento, cosa deve fare e quando) ha iniziato a segnare le cose realizzando tabelle, fogli excel e via di questo passo.
Ma nessuna di queste soluzioni gli è sembrata adatta, tant’è che ha pensato di comprare una grossa lavagna da appendere al muro dell’ufficio su cui attaccare i biglietti delle cose fatte e condividerli con i colleghi, ottenendo un colpo d’occhio molto significtivo. Potremmo dire un classico kanban.
Prima di farlo mi ha però chiesto se c’era un sistema per fare la stessa cosa usando il computer.

C’è da dire che effettivamente esiste una gran quantità di software rivolti alla gestione dei progetti, alcuni sono molto complessi e permettono di gestire al meglio situazioni particolarmente articolati, altri sono semplici ed essenziali. Alcuni sono gratuiti e online, altri si possono installare in locale. Insomma, la tipica ricchezza di offerta molto articolata, per cui ognuno può trovare qualcosa di adatto alle proprie esigenze.

All’amico ho consigliato di dare un’occhiata a Trello, che ha caratteristiche abbastanza vicine alle sue richieste.
Innanzitutto si tratta di un servizio online, gratuito (anche se esistono piani Pro a pagamento), di livello base, ma con molte caratteristiche che dovrebbero soddisfare le esigenze più comuni.

Trello propone uno spazio di lavoro (un piano della scrivania, o la lavagna che l’amico voleva attaccare al muro) in cui si possono creare dei progetti, ognuno con un nome e un colore, che permette di distinguerlo facilmente.
All’interno di un progetto vengono create delle liste di attività, che a loro volta si possono comporre di specifici compiti.

Ad esempio potremmo avere un progetto di arredamento di un appartamento, che si compone di liste, una per ogni stanza. All’interno delle liste -ovvero delle stanze- possiamo inserire i singoli elementi che costituiranno l’arredamento.
E ognuno di questi può avere dettagli, informazioni sui modelli che stiamo selezionando, elenchi di negozi in cui comprarlo, alternative e immagini.

Ogni informazione inserita può essere pianificata entro una certa data, cosa che va ad  alimentare un calendario complessivo delle attività e che tiene conto di ogni progetto che gestiamo.
E ogni elemento può essere condiviso con altre persone: i membri del team di lavoro.
È possibile inserire allegati condividendoli dal proprio pc o dalle più diffuse piattaforme di archiviazione in cloud, o semplicemente tramite un link.

Le possibilità sono molte e ho consigliato all’amico di dedicare un po’ di tempo all’inizio per capire il funzionamento ed entrare nella logica, peraltro molto immediata, ma come per tutti i software occorre qualche decina di minuti per cogliere i meccanismi generali.